UNIDAD III. DEFICIENCIAS MÁS COMUNES EN LAS EMPRESAS

UNIDAD III. DEFICIENCIAS MÁS COMUNES

EN LAS EMPRESAS

Excesivos costo de ventas

-Es el conjunto de esfuerzos y recursos, invertidos hasta tener un bien para venderlo
-Las ventas son la esencia de todo negocio y la determinante de costos.
-La utilidad bruta está en función de los cambios esperados en las ventas y los costos de ventas.
-Los cambios en costos de ventas están en función de 2 variables; precios y unidades de mercancía, por lo que al hacer el estudio analítico es necesario considerar que dichas variaciones se deben a:
            a) Cambios en volumen de unidades vendidas
            b) Cambio en costo de ventas
            c) Una combinación de ambas
Causas
* Deficiente política de compras
* Inadecuado manejo y almacenaje de mercancías
* Incremento continuo de los costos fijos
* Ventas insuficiente

Inadecuada distribución de utilidades

Se  dice que  al terminar el ejercicio contable de una empresa al repartir:

•  PTU

•  ISR

Se debería usar la siguiente política de distribución:

1. Declara dividendo, por toda la utilidad de distribución.
2. Dejando a dicha  utilidad formar parte de la utilidad
3.  Aplicándola parcialmente.

A)     Al  reparto de dividendo
B)      Formar parte del capital.

Una mala decisión puede causar la deficiencia inadecuada de distribución de utilidades.
Lo indicado a repartir la ganancia entre los propietarios.

Determinar con precisión  matemática la utilidad, es imposible, ya que son estímulos los valores de activos, pasivos, por otra parte está la desvalorizaciones constantes de la moneda, sin poder distinguir las utilidades reales de las utilidades nominales obtenido.

Ventas insuficientes

Generalidades

Las ventas determinan si el importe y el volumen de éstas están comprendidos dentro de los respectivos límites. Si no estás en proporción adecuada, existe un desequilibrio; es decir, ventas insuficientes.

Cualquier variación en las ventas debe ser investigada hasta encontrar los motivos que la originaron.

Efectos de la insuficiencia
El objeto de la investigación es auxiliar con datos que le sirvan para corregir las medidas equivocadas que influyeron en el descenso de las ventas.
Procedimiento de análisis

Se hace un estudio analítico de las ventas y está compuesto de dos variables, precios y unidades. Pueden cambiar independientemente una de otra y por lo tanto influyen de diferente manera en el volumen de las operaciones.

El método de análisis apropiado para hacer el estudio de la suficiencia o insuficiencia de las ventas de una empresa, es el método de las tendencias a base de números relativos.

Exceso de inversión en inventario

Causas de exceso

• Desequilibrio financiero.
• Deseo de no perder la reputación mercantil a falta de existencias.
• Reducción en las ventas, mismo que provocara disminución de la utilidad.
• Falta de coordinación en la aplicación de esfuerzo y recurso.
• Inclinación a la especulación.
• Aprovechamiento excesivo de ventajas por los proveedores.
• Falta de entrenamiento de saber gastar bien el dinero.

Efectos del exceso

• Principalmente repercute en la disminución de las utilidades, originada por diversos conceptos del mal manejo y toma de decisiones.
• Gastos que implica el tener exceso de mercancía en almacén.
• Intereses si se adquirió un crédito para la compra innecesaria.
• Ganancias a largo plazo.
• Mercancía anticuada o fuera de uso.
• Baja de precios en mercancía.

Excesivo Costo De Distribución

Los costos de distribución son todos los desembolsos en que incurre un productor para hacer llegar sus productos, desde su planta de fabricación hasta el lugar en que son adquiridos constituyéndose así en un componente fundamental del costo total para el productor y del precio que pagan los consumidores, por ello su análisis reviste gran importancia en términos de eficiencia empresarial.
Todas las erogaciones que se hacen para poner el producto en el mercado y obtener la recuperación por medio de la venta.
Causas

1. Desconocimiento del mercado
2. Mala política administrativa
3. Mala política de ventas
4. Mala política financiera, que puede ser por:

•  Negligencia

•  Incapacidad

PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS

Análisis preliminar
Puede hacerse por medio de la comparación de las tendencias, calculadas por bases de números relativos, del costo total de distribución o de cada uno de los conceptos genéricos que integran dicho  total.

• Gastos de administración de ventas

• Gastos propios relacionados con la función de ventas

• Tendencias de las ventas de monedas y en especie

Análisis formal
Puede hacerse de varias formas:

•  Por gastos

• Departamentos

• Productos

• Áreas geográficas

• Pedidos

• Clientes

• Ventas 

Exceso de inversión en clientes

Etapa necesaria del ciclo anual de las empresas, es la conversión de las mercancías en clientes, cuyo importe:

a)    Debe ser proporcional a los demás elementos financieros que concurran en la empresa.
b)    Recuperarse el plazo normal de crédito que concede la empresa, plazo que debe estar acorde con el que ordinariamente acostumbre conceder la mayoría de los negocios que se dediquen a la misma actividad.

Si el importe de la inversión en clientes no guarda la debida proporción con los otros elementos financieros de la empresa, sino que es superior a las posibilidades de ésta, existe un desequilibrio financiero que significa una deficiencia, y toda deficiencia produce un desperdicio, y todo desperdicio produce una reducción en las utilidades.
La influencia perjudicial de esta deficiencia se acentúa cuando, además del exceso de la inversión, esta no se recupera dentro de los plazos normales de crédito, puesto que esto significa que los clientes no están cumpliendo oportunamente con sus obligaciones. La falta oportuna de cobro de un saldo aumenta el riesgo inherente a la concesión de un crédito, llegando a causar la pérdida parcial y hasta la total de los importes de los créditos, lo cual reduce las utilidades. Mientras más corto es el plazo de crédito, menor es el riesgo de perderlo.

Para acelerarla cobranza de saldos a cargo de clientes, con objeto de reducir las pérdidas y demás gastos se acostumbra a ofrecer descuentos por pronto pago, pero antes de seguir esta política es conveniente comparar el monto del descuento  con el costo de administración de la inversión en clientes, para saber cuál de las dos opciones es conveniente.
 Procedimiento de análisis

El estudio analítico de los saldos de clientes se hace partiendo de la relación existente entre el importe total de los saldos no vendidos y el importe total de los saldos insolutos, vencidos y no vencidos. “Calificación media de la cartera” se llama el valor numérico de esta relación; si indica que el importe de lo vencido es superior al riesgo normal inherente a la concesión de los créditos, hipotéticamente se infiere que existe un desequilibrio de inversión en clientes.
Para el cálculo de la calificación media de la cartera, se clasifican los saldos a cargo de clientes, con base en la antigüedad de su vencimiento, por ejemplo: 

No vencidas.

§  30 días de vencidas.

§  60 días de vencidas.

§  90 días de vencidas.

§  Más de 90 días de vencidas.

Esta clasificación se puede ampliar o restringir en vista de las necesidades de cada empresa; pero, de cualquier manera, permite conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes.

Si el estudio de los saldos vencidos muestra que algunos saldos injustificadamente se vencieron, sin que haga nada el cliente por reducirlos, hay oportunidad:

1.    Para iniciar una campaña especial de cobranzas.

2.    Para restringir las ventas a crédito al cliente moroso.

3.    Ambas cosas a la vez.

4.    De cambiar las bases de operaciones a crédito, con el cliente moroso.

 Causas del exceso

a)    Mala situación económica en general.

b)    Mala situación económica del mercado especial en el cual opera la empresa.

c)    Generosidad en la concesión de los créditos.

d)    Política equivocada de ventas, basada sobre la idea de que el propósito de los negocios es vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades, el fin de los negocios.

e)    Aguda competencia.

f)     Deficiente político de cobros.

 Efectos del exceso

La presencia de esta deficiencia, no motiva solamente la reducción de las utilidades por los importes de los créditos, que parcial o totalmente se dejen de cobrar; sino además por los gastos en que se incurre debido a su presencia tales como:

1.      Gastos de cobranza en general.

2.      Intereses del capital tomado en préstamo, para suplir los medios de acción invertidos en dicho exceso.

3.      La pérdida de los clientes morosos.

Si el desequilibrio es causado por el exceso de inversión en clientes, merece más atención:

a.    Cuando su presencia es crónica.

b.    En épocas de depresión económica.

c.    En los negocios que hacen ventas de menudeo.

Cuando la presencia de esta deficiencia se conoce con oportunidad y se precisan las causas, fácilmente puede reducirse a su mínimo.

Capital Insuficiente

Generalidades

La situación financiera de una empresa con respecto de su capital contable y pasivo, se considera satisfactoria, cuando es mayor el capital contable que el pasivo; pero cuando el importe del pasivo es superior al capital contable, se considera que no existe el equilibrio necesario que debe existir entre las dos fuentes de sus recursos: capital contable y pasivo; esto refleja que su situación financiera no es satisfactoria. Cuando se presenta tal fenómeno en una empresa, con excepción de las empresas de servicios públicos, las instituciones de seguros, de crédito, de fianzas y las sociedades de inversión, para las cuales sus legislaciones específicas fijan las proporciones respectivas, se sufre de la deficiencia: capital insuficiente.

Este desequilibrio financiero de las empresas es en esencia:

Un problema relativo a las fuentes de financiamiento del capital total empleado en una empresa y a la debida proporción de cada una de ellas; y

  La intensidad de su influencia desfavorable está en función de la magnitud del exceso del pasivo sobre el capital contable, principalmente cuando el pasivo es circulante y el costo del pasivo es superior a su rendimiento.

Causas de la deficiencia

Las empresas pueden llegar a tener capital insuficiente por:

(1) la presencia de una o de varias de las deficiencias financieras antes comentadas, lo cual significa una distribución inadecuada de los recursos;

(2) la presencia de una depresión económica general o, en particular, en la actividad mercantil a la que pertenezca la empresa;

(3) por la presencia inusitada de una prosperidad general o sólo en la actividad mercantil a la que se dedique la empresa, prosperidad que puede ser relativamente momentánea o que puede subsistir durante un tiempo de consideración, apareada a la imposibilidad de los propietarios o a la falta del deseo de los mismos por incrementar su inversión en tal empresa, ya sea en la forma de capital legal, de reinversión de utilidades o de la capitalización de un pasivo a cargo de la empresa, teniendo en consecuencia los administradores la necesidad de recurrir al pasivo a favor de terceros en forma relativamente momentánea o de manera continua, según que la prosperidad se refiera a un lapso corto o a un tiempo de consideración;

(4) un aumento de las operaciones de la empresa, motivado por la eficiencia de la administración, acompañando dicho incremento a las mismas circunstancias mencionadas en el punto anterior;

(5) a la conveniencia de acudir al capital ajeno (mercado del dinero) en vez de acudir a un aumento del capital propio (mercado de capitales), en virtud de que por el primer procedimiento los acreedores participan temporalmente de los beneficios a base de un interés y, por el segundo procedimiento, los propietarios tienen que compartir sus ganancias, por lo general en forma permanente con los nuevos socios, con lo cual la mayor parte de las veces no están de acuerdo; y porque los cargos a la cuenta de intereses representan un gasto que puede deducirse de los ingresos al calcular las utilidades sujetas a impuestos (impuesto sobre la renta) y de la participación de las utilidades a los trabajadores, en tanto que las participaciones en las ganancias no lo son; y

(6) por deficiencia financiera, en virtud de que el administrador común, para reducir al mínimo los problemas financieros, siempre tiende a operar con más recursos de los necesarios.

Efectos de la deficiencia

A las empresas, la presencia de la deficiencia capital insuficiente las afecta desfavorablemente en las utilidades en tres formas fundamentales:

  Por el aumento de atención en forma continua, que la administración debe poner para el cumplimiento satisfactorio de las obligaciones y sostener el crédito de la empresa, con la consiguiente reducción de la atención en los otros aspectos de ésta;

  Por las restricciones que los acreedores impongan a la empresa en su libre administración, lo cual puede implicar que no aproveche en toda su amplitud y oportunidad las coyunturas favorables; y

  Por el costo del capital tomado en préstamo, costo que se incrementa a medida que los acreedores se percatan de la necesidad que tiene la empresa de un financiamiento de esta naturaleza, o a medida que la insuficiencia del capital propio se vuelva crónica.

Procedimiento de análisis

Desde el punto de vista externo, el estudio analítico de esta deficiencia puede hacerse:

1.    por medio de la razón simple de: capital contable a pasivo;

2.    mediante la reducción a por cientos del pasivo, clasificado debidamente conforme a su exigibilidad, y del capital contable, tomando como base el 100% para la suma de ambos conceptos;

3.    por el estudio de las tendencias durante cierto tiempo de consideración, de tres a cinco ejercicios, del capital contable y del pasivo; y

4.     por el costo del pasivo. Desde el punto de vista interno, la mejor prueba de la insuficiencia del capital la constituye la necesidad que tenga la administración de recurrir al pasivo para satisfacer las necesidades de la empresa. Por tanto, la administración de una empresa no necesita de ningún método de análisis para percatarse de lo insuficiente del capital, puesto que tal insuficiencia la palpa directa y continuamente por la necesidad de recurrir a los acreedores. En este caso, los métodos de análisis sólo tienen como función cuantificar la magnitud de la desproporción del capital con relación al pasivo.

Exceso de inversión en activos fijos

Hay desequilibrio por exceso de inversión en activo fijo cuando el importe de dicha inversión no guarda la debida proporción con los elementos del balance (activo, pasivo y capital), o cuando financieramente el importe neto del activo fijo guarda la citada proporción, pero la capacidad práctica de producción es considerablemente superior a la capacidad de producción utilizada.

Causas del exceso

Las causas que pueden originar el exceso de inversión en activos fijos son las siguientes:

1. deficiente administración financiera en la adquisición e instalación de dicho activo.
2. Optimismo injustificado a hacer la adquisición e instalación sin suficientes o adecuadas bases de juicio
3. Falta de conocimiento para su debida operación.
4. Deseo de eliminar el factor humano, sin conocimiento de causa, con objeto de reducir los costos y evitarse dificultades con él.
5. reducción permanente en el volumen de sus operaciones, que puede deberse a la falta de capacidad o negligencia de la administración para aprovechar las coyunturas favorables o para sortear la adversidad, a la depresión económica o al aumento de la competencia que opere en igualdad de circunstancias, pero ofrece más ventajas a los consumidores.

Efectos del exceso

Su venta como activo a un precio razonable es difícil, cuanto más especializados son los bienes, mayor puede ser la dificultad para su venta a un precio de recuperación de la inversión, y su venta a precio de remate produce una pérdida.
Su retención significa incurrir en un desperdicio permanente: costo de financiamiento, depreciación, renta del local en que se encuentra instalada, aseo, conservación, reparaciones, cuyo importe puede ser mayor a las utilidades.

Procedimiento de análisis

  Método de las razones simples: capital contable a activo fijo, Ventas a activo fij

Método de tendencias

Método de aumentos y disminuciones

INADECUADA DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES GENERALIDADES 

Las utilidades que obtienen los negocios desempeñan una función importante en la economía y organización de las sociedades humanas, en virtud de que son el estímulo para diversificar la producción, y de este modo poder proveer a los consumidores del máximo de satisfactorios; los negocios al tratar de elevar al máximo sus ganancias pueden prestar un mejor servicio a la comunidad. Al terminar un ejercicio contable, el estado de resultados presenta la utilidad o pérdida de las operaciones hechas por la empresa. Para llegar a determinar la utilidad sujeta a distribución, a la utilidad que muestre el estado de resultados, debe deducírsele el impuesto sobre la renta y la participación que corresponde, por ley, a los trabajadores.

POLÍTICA DE DISTRIBUCIÓN

Precisada la utilidad disponible surge el problema de determinar el destino que se le va a dar. Dicho problema puede solucionarse:

 Declarando dividendos, en su acepción de entrega de ganancias a los propietarios de un negocio, por toda la utilidad;

Dejando a dicha utilidad formando parte del capital contable; y 

  Aplicándola parcialmente: (a) al reparto de dividendos y (b) a formar parte del capital. Este problema en algunos casos es difícil de solucionarse, y una mala decisión puede causar la deficiencia conocida con el nombre de: inadecuada distribución de utilidades.

Al elaborar el proyecto de distribución de utilidades, se debe tener en consideración:

  La estabilidad de la empresa, ya que dicha estabilidad puede justificar el reparto de atractivos dividendos en algunos casos, y en otros evitar tal distribución;

 La desvalorización de la moneda, en virtud de que al no tomarse en cuenta la baja en el poder adquisitivo de aquélla, deja de conservarse intacto el valor real del capital invertido; y 

La situación con respecto al capital de trabajo.

 Los dividendos se pueden declarar y pagar siempre que haya el suficiente efectivo en caja disponible para el objeto, sin menoscabo de la solvencia de la empresa; y que su distribución no motive la entrega como utilidades, lo que de otro modo resulta ser parte del capital, reduciendo en consecuencia la protección de los acreedores y los medios de acción del negocio